Fiskalizacija računa u auto servisu: ZKI, JIR i greške koje skupo koštaju

ZKI, JIR, QR kod, R-1... Kratko i bez žargona: što fiskalizacija znači u svakodnevnom radu servisa i kako izbjeći najčešće pogreške.

Većina vlasnika servisa fiskalizaciju doživljava kao nužno zlo koje se događa u pozadini kad klikne "izdaj račun". To je u redu, sve dok sve radi. Kad ne radi, treba znati što se događa.

Ovaj tekst je praktičan pregled, a ne pravni savjet. Za pojedinosti u vašem slučaju uvijek se oslonite na knjigovođu i službene upute Porezne uprave.

Što su ZKI i JIR

ZKI (zaštitni kod izdavatelja) izračunava vaš sustav iz podataka računa i vašeg fiskalnog certifikata. To je potpis kojim račun postaje vaš.

JIR (jedinstveni identifikator računa) vraća Porezna uprava kad primi račun. Ako dobijete JIR, račun je fiskaliziran.

Na ispisanom računu moraju biti vidljive te oznake, a većina programa dodaje i QR kod kojim kupac može provjeriti račun.

Kada se račun u servisu fiskalizira

U pravilu, fiskalizacija se odnosi na račune koji se plaćaju gotovinom i karticama. Račun koji se plaća virmanom na transakcijski račun obično se ne fiskalizira, ali i dalje mora imati sve propisane elemente. Granica nije uvijek očita, pa je jednom, pri postavljanju programa, vrijedi provjeriti s knjigovođom koje račune izdajete na koji način.

Najčešće pogreške u servisima

• Račun izdan bez fiskalizacije jer je mreža ispala ili je netko "samo napravio račun u Wordu". Račun za koji je plaćeno gotovinom bez JIR-a je problem.
• Storno bez dokumentacije. Ispravak računa treba biti vidljiv i povezan s originalnim, a ne obrisan.
• Istekao certifikat. Fiskalni certifikat ima rok. Dan kad ne možete izdati račun je loš dan, pa ga se prati unaprijed.
• Pogrešan OIB kupca na računu za pravnu osobu, što klijentu onemogući odbitak pretporeza.
• Pogrešna stopa PDV-a na dijelovima ili uslugama zbog ručnog unosa.

R-1 račun: kada ga klijent traži

Kad račun traži tvrtka ili obrtnik, treba mu račun s njegovim podacima i OIB-om, to je ono što se u praksi zove R-1. Ako pri izdavanju računa OIB tvrtke tražite iz glave ili s papirića, pogriješit ćete. Ako ga povlačite iz zapisa klijenta, nećete.

Što program mora raditi umjesto vas

1. Računati PDV i ukupno bez ručnog unosa.
2. Slati račun na fiskalizaciju i spremiti ZKI i JIR uz račun.
3. Ispisati račun s QR kodom i svim propisanim elementima.
4. Omogućiti ispravan storno, a ne brisanje.
5. Upozoriti prije isteka certifikata.

Servisnik je napravljen upravo oko ovog toka: nalog postaje račun, račun se fiskalizira, a servisna povijest vozila ostaje na jednom mjestu. Da biste vidjeli kako to izgleda na vašem primjeru, otvorite probni račun, a za temelj cijelog procesa pročitajte i kako voditi radni nalog.