Radni nalog u auto servisu: što mora sadržavati i kako ga prestati voditi na papiru

Radni nalog je kralježnica svakog servisa. Evo što mora biti na njemu, gdje se gubi novac i kako izgleda posao kad se sve vodi na jednom mjestu.

Svaki servis ima neki sustav za radne naloge. U jednom je to blok s indigo papirom, u drugom Excel tablica, u trećem Viber grupa i dobro pamćenje voditelja. Dok je posla malo, sve to nekako funkcionira. Problem nastaje kad se nakupi desetak vozila u radionici, a jedan mehaničar je na bolovanju.

Što radni nalog mora sadržavati

Dobar nalog odgovara na pitanja koja će se postaviti kasnije, često u neugodnom trenutku, kad klijent stoji na šalteru i pita zašto je račun veći od onoga što je netko usmeno rekao.

• Podaci o klijentu i vozilu: ime ili tvrtka, kontakt, registracija, marka i model, šasija (VIN), godina proizvodnje i kilometraža pri prijemu.
• Opis kvara ili zahtjeva točno onako kako ga je klijent rekao. Ono što je klijent naveo i ono što ste vi utvrdili dvije su različite stvari i treba ih odvojiti.
• Stanje vozila pri prijemu: postojeće ogrebotine, upaljene kontrolne lampice, razina goriva. Jedna fotografija prije rada štedi sate rasprave poslije.
• Procijenjeni opseg i cijena s jasnom napomenom da se svako povećanje potvrđuje s klijentom prije nastavka rada.
• Utrošeni radni sati i ugrađeni dijelovi s količinama i cijenama, a ne samo ukupnim iznosom.
• Tko je radio: mehaničar zadužen za nalog i tko ga je otvorio.
• Datum i potpis ili potvrda klijenta pri preuzimanju.

Gdje se na papiru gubi novac

Nitko ne gubi novac zato što ne zna računati. Gubi se na sitnicama koje se ponavljaju.

Neunesen dio. Mehaničar uzme brisače sa police, klijent ih odobri usmeno, a na račun ne dođu jer je nalog već u uredu. Pomnožite to s dvadesetak vozila tjedno.

Prepisivanje. Podaci s naloga ručno se prepisuju u račun. Svako prepisivanje je prilika za pogrešan iznos, krivi OIB ili zaboravljenu stavku.

Nema povijesti. Klijent se vrati nakon osam mjeseci i pita što je točno rađeno na kočnicama. Papir je u kutiji u arhivi, a vi imate dvije minute da djelujete kao da sve znate.

Kako izgleda digitalni nalog koji radi

Poanta nije u tome da sve bude na računalu, nego da se podatak upiše jednom. Klijent i vozilo unose se pri prvom dolasku. Pri svakom sljedećem otvaranju naloga samo ih odaberete. Stavke s naloga, usluge i dijelovi, prelaze u ponudu ili račun bez prepisivanja, a cijene i PDV računaju se sami.

U Servisnik je tok upravo takav: od zaprimanja vozila, preko naloga s dodijeljenim mehaničarom i stavkama, do računa koji se fiskalizira. Svaki nalog pamti tko ga je otvorio, a servisna povijest vozila ostaje vidljiva svima u radionici koji imaju pristup.

Prije nego što kupite bilo što

Ako sada vodite naloge na papiru, ne morate sve prebaciti odjednom. Isprobajte program na nekoliko stvarnih vozila tijekom jednog tjedna. Ako vam već u prvom tjednu uštedi prepisivanje, znat ćete da ima smisla. Ako ne, niste izgubili ništa osim sat vremena.

Otvorite besplatan probni račun i otvorite prvi nalog još danas. Kad budete spremni za ispravan obračun, pročitajte i kako funkcionira fiskalizacija računa u auto servisu.